Rozliczenie dotacji

Realizacja każdego projektu dofinansowanego z funduszy unijnych niesie za sobą konieczność rozliczenia dotacji z instytucją pośredniczącą. Jest to proces bardzo ważny, bo błędy w dokumentacji rozliczenia, w szczególności dot. zamówień publicznych mogą skutkować korektami, czyli koniecznością zwrotu dofinansowania.

 

Rozliczenie projektu unijnego | Jak wygląda?

 

Sam fakt przyznania dofinansowania jest niewątpliwie dla każdego wnioskodawcy sukcesem, jednak, aby zaksięgować pierwsze środki z dofinansowania trzeba dopełnić szereg formalności związanych z rozliczeniem dotacji. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie dotyczące procedury rozliczenia projektu unijnego:

  1. Umowa o dofinansowanie z instytucją pośredniczącą

Zawarcie umowy o dofinansowanie to pierwszy krok jaki czeka przyszłego beneficjenta środków unijnych. Umowa określa zasady realizacji projektu unijnego, w tym w szczególności, wartość projektu, kwotę przyznanego dofinansowania, zasady rozliczenia dotacji tj. ponoszenia wydatków, dokonywania zmian w projekcie, obowiązki sprawozdawcze, kwestie związane z dokonywaniem kontroli projektu ze strony instytucji pośredniczącej, etc.  Zawarcie umowy z reguły jest formalnością. Ewentualne ryzyka jakie mogą się pojawić na tym etapie nie dotyczą instytucji udzielającej dotacji tzn., jeżeli wniosek został oceniony pozytywnie i jest wybrany do dofinansowania, instytucja pośrednicząca nie wycofa się z tej decyzji. Są jednak okoliczności, które mogą uniemożliwić zawarcie umowy o dofinansowanie i dotyczą one samego wnioskodawcy, w szczególności aspektów, które we wniosku o dofinansowanie były jedynie oświadczeniem, a już przy zawarciu umowy o dofinansowanie są weryfikowane przez instytucję pośredniczącą.  Mogą to być np. status przedsiębiorstwa (MŚP, duże przedsiębiorstwo), sytuacja ekonomiczna (weryfikacja występowania przesłanek dot. trudnej sytuacji ekonomicznej), pozwolenia lub inne dokumenty do dostarczenia, których zobowiązał się wnioskodawca tj. dokumenty potwierdzające źródła finansowania wkładu własnego, pozwolenia na budowę lub decyzje środowiskowe.

  1. Ponoszenie wydatków w ramach projektu

Wydatki objęte dofinansowaniem muszą być ponoszone zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie (zmiany należy zgłaszać do instytucji pośredniczącej) oraz „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” obowiązującymi na dzień wszczęcia postępowania. Wytyczne te określają w szczególności dla jakich wydatków należy przeprowadzać postępowania o udzielenie zamówienia. Wg powyższych wytycznych dla zakupów:

  • do 20 tys. PLN netto – nie ma konieczności przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia.
  • od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto – nie ma konieczności przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia, konieczne jest przeprowadzenie i udokumentowanie rozeznania rynku.
  • powyżej 50 tys. PLN netto – konieczne jest przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia za pośrednictwem portalu baza konkurencyjności. 

Wybór właściwego z powyższych trybów powinien zostać oparty na przeprowadzonym i udokumentowanym szacowaniu wartości zamówienia. Prawidłowe przeprowadzenie postepowań o udzielenie zamówień jest podstawą do wypłaty dofinansowania beneficjentowi. W przypadku nieprawidłowości instytucja pośrednicząca ma prawo do nałożenia korekt finansowych.

  1. Ewidencja księgowa wydatków

Aby możliwe było rozliczenie dotacji beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej kosztów projektu w sposób przejrzysty, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem. Wyodrębniona ewidencja księgowa oznacza odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy nie zaś odrębne księgi rachunkowe. Dokumentacja dotycząca ewidencji księgowej zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej powinna być archiwizowana.

  1. Wnioski o płatność

Do wypłaty przez instytucję pośredniczącą dotacji niezbędne jest złożenie wniosku o płatność, który jest zestawieniem poniesionych wydatków w danym okresie, związanych z projektem będącym przedmiotem rozliczenia. Dofinansowanie można otrzymać w formie refundacji lub w formie zaliczki, o ile instytucja pośrednicząca dopuszcza taką formę rozliczenia. Przeważne, aby otrzymać zaliczkę konieczne jest złożenie dodatkowego zabezpieczenia (np. gwarancja bankowa, gwarancja ubezpieczeniowa). Wniosek o zaliczkę można złożyć niezwłocznie po zawarciu umowy o dofinansowanie. Zaliczka przeznaczona jest na finansowanie kosztów kwalifikowanych projektu w wysokości przyznanej dotacji i wymaga odrębnego rachunku bankowego. Każda zaliczka musi być rozliczona , tj.  wszystkie wydatki, na które została przeznaczona zaliczka muszą być udokumentowane jak dla rozliczania dotacji w formie refundacji. W przypadku wniosku o refundację lub o rozliczenie zaliczki, wydatki muszą być poniesione (opłacone) z uwzględnieniem zasad opisanych we wcześniejszych punktach i przedstawione do rozliczenia do instytucji pośredniczącej.

 

Rozliczenie dotacji | Jak możemy pomóc?

 

PMG R&D Consulting to firma doradcza / konsultingowa, która zapewnia kompleksowe usługi związane z rozliczeniem dotacji unijnych. W ramach wyodrębnionego działu doświadczeni konsultanci i doradcy od rozliczenia projektów unijnych na bieżąco uczestniczą w ponad 40 projektach badawczych i inwestycyjnych, głównie prowadzą rozliczenie dotacji 1.1.1 szybka ścieżka POIR, 2.1 POIR, 3.2.1 POIR oraz analogicznych programów w RPO. Bazując na wysokich kompetencjach i wieloletnim doświadczeniu w rozliczeniu projektów unijnych nasi konsultanci pomogą w:

  • przygotowaniu załączników do umowy o dofinansowanie,
  • prowadzeniu ewidencji wydatków w projekcie oraz realizacji obowiązków dot. promocji projektu,
  • reprezentowaniu w kontaktach z instytucją pośredniczącą (NCBR, PARP i inne), w tym prowadzeniu bieżącej korespondencji,
  • przygotowaniu wniosków o płatności zaliczkowe, pośrednie oraz o płatność końcową,
  • dokonywaniu zmian w harmonogramie rzeczowo-finansowym, w tym przesunięć wydatków,
  • przygotowaniu wniosków o ewentualne aneksy do umowy o dofinansowanie,
  • przygotowaniu postępowań ofertowych zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych Ministerstwa Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,
  • przygotowaniu wzorów umów z dostawcami, wybranymi zgodnie z zasadą konkurencyjności,
  • przygotowaniu dokumentacji sprawozdawczej z realizacji projektu i z okresu trwałości,
  • przygotowaniu beneficjanta do kontroli ze strony instytucji pośredniczącej,
  • kontrolach prowadzonych przez instytucję pośredniczącą, asystując podczas kontroli,
  • sporach z instytucją pośredniczącą dotyczącą wszystkich kwestii związanych z rozliczeniem wydatków objętych dofinansowaniem.

Szymon Łokaj
mobile: 501 014 779
email:szymon@pmgconsulting.eu






Wyrażam zgodę na wykorzystywanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon, e-mail) oraz automatycznych systemów wywołujących (np. systemy automatycznie rozsyłające wiadomości sms, e-mail) przez PMG R&D Consulting Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością spółkę komandytową z siedzibą w Krakowie (ul. Życzkowskiego 14, 31-864 Kraków), wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000752647, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla Krakowa-Sródmiescia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego, NIP: 6751639786, REGON: 369631482 w celu przedstawienia informacji handlowych i prowadzenia marketingu bezpośredniego dotyczącego produktów i usług Spółki.

Mam świadomość, że wyrażenie zgody jest dobrowolne oraz że możliwe jest jej cofnięcie w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych oraz automatycznych systemów wywołujących przed cofnięciem zgody. Zgodę można wycofać poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: biuro@pmgconsulting.eu.

rozwiń